たまには先輩面して！運営ノウハウについて書いてみようと思います。
今回はシンポジウムの運営、
内容の企画ではなくて、当日どうやって回すかという運営の話です。
以下の内容について、
自分たちで企画する場合は全部決めてやらなきゃいけないし、
先生の企画をお手伝いする場合は、下記のどの部分をどんなふうにお手伝いするか、
先生にご相談しながら進めていく必要があります。
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＜シンポジウムの運営＞
■１．企画成立時点で決めておくこと
・タイトル（テーマ）
・開催日時
・場所
・登壇者（承諾済）
・定員
・参加費の有無と金額
・開催趣旨（テーマの少し詳しい説明）
・当日の進行（タイムテーブル）
これだけ決まっていると、こんな風に開催概要としてまとめられます。
＊例→ご案内「行政構造改革が芸術文化政策に与えた影響」シンポジウム (12/15 東京）
http://mari-semi.blogspot.jp/2012/11/1215.html
※先生方のシンポジウムのお手伝いにおいては、ここまではたいてい決まっています。
逆に言うとここまでしか決まっていない状態で
「手伝いよろしく☆」と残りをまかされることも少なくないので、
以下、学生諸君の腕の見せ所です。
■２．告知・広報
概要が決まったら次は告知・広報です。
そのテーマに関心がある層・当日来てもらいたい層に、どうやって情報を届けるか。
どこで告知すれば情報が届くかを考えます。
・ポスター作るならデザイン＆印刷
・チラシ作るならデザイン＆印刷
・雑誌・新聞への掲載を頼むなら開催概要に送り状を添えて送る
・HP、ブログ、ツイッター、SNSなど
・メーリングリスト
どこまでやるかは企画次第ですが、小林ゼミ界隈のシンポジウム開催で、
コストがかからず告知効果が高いのは、インターネットの告知です。
＊例→12月15日のシンポジウムのcpnet-info、aw-ml、ネットTAMの掲示板への告知
そのほか研究室ML,関連学会MLあるいは事務局へのメール等が考えられます。
文面に（転載歓迎）と添えておくと更に広がりますね。
逆に、実はそんなにたくさん人が集まらなくてもいい
（本当に関心のある人少数を聴衆にじっくり聞いてもらって議論したい）場合は、
告知・広報の範囲を適宜セーブします。
■３．前日までの準備
「４．当日開始前の準備」でやることの一覧を作りつつ、
その中で「前日までにやっておく必要があることorやっておくと楽なこと」を洗い出します。
＊例：12月15日のシンポジウムのやることリスト（＋当日の大きな変更点の記録、名前は匿名）
↑を見てもらえればわかると思いますが、
・道具はどれを使うか決めておく
・印刷できるものは印刷しておく
・借りるものは借りておく
・買えるものは買っておく
つまりなんだかんだと慌ただしい当日の負担を減らすのに、
当日前にできることをやってしまいます。
ポイントは３つ。
・スタッフ学生全員＆先生でやることリストを共有しておく
・誰が何を前日までにやるか、きちんとわかるようにして、やったら報告しあう
・全体の責任者を決めてしまう。その人がわかっていないことがないように準備を進める。
それから当日の集合時間とドレスコードについても確認しましょう。
食事時を跨ぐ場合は、パネリストの弁当手配や、スタッフの昼休みのタイミングも大事ですね。
企画によりますがスタッフ名札もあるといいですね。
■４．当日開始前の準備
だいたい当日準備（2‐3時間）でやらなくてはいけないことはこんな感じです。
もちろん、可能なら前日に済ませられると楽ですが。
・会場入り
・看板＆会場までの案内やじるし設営
・受付机設置（「受付」と掲示、名簿記入用意、配布物用意、参加費支払用意等）
・配布物マスター出力＆印刷
・壇上準備（名前の紙など確認、配置換えがあるときはそのシミュレーション）
・マイクテスト
・PCテスト（パネリストのデータ確認）
・パネリスト対応（飲み物用意、謝礼等事務手続き、控室準備、お出迎え等）
・非常口とトイレの場所を確認
・録音録画撮影機材の確認
手伝いの人数が多いor初対面の人が多い場合は、
あらかじめ当日の役割分担も決めて印刷して配りましょう。
参加費を集めるなら受付は3人はほしいところ、
うち１人は終了までのお金の管理の責任者になってもらいます。
印刷物も多いなら、印刷責任者を１人立てて仕切ってもらうと周りが助かります。
PCマイク音響照明空調も、操作できる人に責任者をお願いしましょう。
ポイント２つ。
・全体の責任者は、突発的事態に対応できるように、
現場を動かず＆印刷や音響のような大役を外れてフリーでいたほうがいいですね。
・これ決めてなかったどうしよう？というときは、
全体の責任者を中心に、その場で相談しましょう。
■５．シンポジウム中にスタッフがやること
・写真撮影
・録画（やるなら）
・録音
・総合討議前の配置換え
・質疑応答があるならマイク回し
・コメント・アンケートを配るなら回収
無事にはじまってしまえばまずは一息。
撮影録画録音は機械のエラーを想定して２台体制で。
せっかくのシンポジウムをなるべくスタッフも聞けるように、
遅刻参加者の受付対応など、うまく交代してやりくりしましょう。
■６．終了後の片付けなど
・撤収
・ゲストパネリストを交えた懇親会など
撤収と懇親会の案内は同時に行われるので、
撤収を最後まで見届ける人と、先にゲストを懇親会に案内する人、適宜分担で。
■７．事後処理
・写真のデータを保存、
・録音のデータを保存、必要なら文字おこし
・アンケート結果の保存、必要なら分析
・必要ならゲストへの御礼状（録音はともかく写真は送りましょう）
・参加費を集めたなら会計処理
・文化資源学フォーラムのように報告書を出すならデータを編集、まとめ
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長々書いてきましたが、上記に抜けてることもあるかもしれませんし（？！）
参考程度に眺めつつ、
まずは実際の当日のプロセスを出来る限り具体的に想像してみてください。
「参加者が来始める…あ、あそこに案内板が必要だ」
「パネリスト登壇…あれ、机といすどうなってたっけ？」
「質疑応答ってどこでやるの？休憩前？最後？」
そうやって気づいた諸々を確認してきちんと準備しておけば、
当日にちょっとした問題が発生しても、たいてい対応できます。
(mihousagi_n)
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